Bên kiểm soát dữ liệu
Bên kiểm soát dữ liệu theo nghĩa của Điều 4 điểm 7 Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR/DSGVO) đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân trên trang web này và trên nền tảng AzubiWay là:
- Đơn vị chịu trách nhiệm
- pivot recruiting GmbH
Straße der Hoffnung 7
64832 Babenhausen
Deutschland - Đại diện bởi
- David Alexander Neu, Marc Trojan
- Điện thoại
- 06106 6671355
- Email cho các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu
- datenschutz@pivot-recruiting.de
Các thông tin trên giống với thông tin tại trang Thông tin pháp lý.
Cán bộ bảo vệ dữ liệu
Do trong quá trình đồng hành thủ tục visa có xử lý với quy mô lớn giấy tờ tùy thân, hồ sơ sức khỏe và tài liệu hợp đồng, trước khi chính thức vận hành cần kiểm tra xem việc chỉ định cán bộ bảo vệ dữ liệu theo Điều 37 GDPR kết hợp với §38 Luật Bảo vệ dữ liệu Liên bang Đức (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) có phải là bắt buộc hay không.
Các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu có thể gửi đến chúng tôi tại datenschutz@pivot-recruiting.de.
Lưu trữ web, tệp nhật ký máy chủ và nơi lưu trữ dữ liệu
Trang web được vận hành trên hạ tầng của một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web (hosting). Cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ tệp và hệ thống xác thực của nền tảng chạy trên Supabase tại khu vực EU Frankfurt am Main.
Khi một trang được truy cập, dữ liệu truy cập sẽ tự động được ghi lại trong tệp nhật ký máy chủ: địa chỉ IP, ngày và giờ của yêu cầu, tài nguyên được yêu cầu, trạng thái truyền tải, lượng dữ liệu đã truyền, trang giới thiệu (referrer) và thông tin nhận dạng của trình duyệt được sử dụng. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR. Lợi ích hợp pháp nằm ở việc vận hành dịch vụ một cách an toàn và không bị gián đoạn.
Tài liệu của thủ tục visa được lưu trong các vùng lưu trữ riêng tư (storage bucket) và chỉ có thể truy cập thông qua các liên kết có chữ ký với thời hạn hiệu lực ngắn.
Biểu mẫu liên hệ
Khi bạn gửi tin nhắn cho chúng tôi qua biểu mẫu liên hệ, chúng tôi xử lý tên của bạn, tên tổ chức của bạn, địa chỉ email của bạn, số điện thoại của bạn (không bắt buộc) và nội dung tin nhắn của bạn để giải quyết yêu cầu.
Cơ sở pháp lý là sự đồng ý của bạn theo Điều 6 khoản 1 điểm a GDPR, đồng thời là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR trong trường hợp yêu cầu nhằm mục đích giao kết hợp đồng. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào, với hiệu lực cho tương lai.
Yêu cầu của bạn được gửi đến đội ngũ của chúng tôi qua email và được lưu trong hệ thống của chúng tôi. Chúng tôi tự động xóa các yêu cầu liên hệ sau sáu tháng kể từ khi nhận được. Nếu một yêu cầu dẫn đến hợp đồng, chúng tôi lưu giữ thư từ liên quan trong thời gian mà nghĩa vụ lưu giữ theo luật thương mại và luật thuế yêu cầu.
Để bảo vệ biểu mẫu khỏi việc gửi hàng loạt nhằm mục đích lạm dụng, chúng tôi giới hạn số lượng yêu cầu theo từng người gửi và từng địa chỉ email. Vì mục đích này, chúng tôi lưu trong tối đa 24 giờ một mã kiểm tra (HMAC) được tạo bằng một khóa bí mật từ địa chỉ IP và địa chỉ email của bạn, từ đó không thể suy ngược lại các thông tin này. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR; lợi ích hợp pháp của chúng tôi là bảo vệ biểu mẫu và hộp thư của chúng tôi khỏi việc lạm dụng.
Tài khoản người dùng và việc sử dụng nền tảng
Để phục vụ việc sử dụng nền tảng, chúng tôi xử lý các loại dữ liệu khác nhau tùy theo vai trò:
- Tất cả vai trò: địa chỉ email hoặc số điện thoại để đăng nhập bằng mã dùng một lần, ngôn ngữ đã chọn, cài đặt thông báo, thời điểm sử dụng tài khoản.
- Học viên: dữ liệu cá nhân cơ bản, ngày sinh, ảnh, video giới thiệu, học vấn và kinh nghiệm, ngành nghề mong muốn, trình độ ngôn ngữ và chứng chỉ ngôn ngữ.
- Doanh nghiệp và trường tiếng Đức: dữ liệu về doanh nghiệp hoặc về trường, giấy tờ chứng minh để xác minh, tin tuyển dụng, người liên hệ.
- Hồ sơ thủ tục: hợp đồng đào tạo, giấy xác nhận đăng ký, giấy chấp thuận trước, dữ liệu hộ chiếu, văn bằng, giấy tờ chứng minh tài chính và các tài liệu khác của thủ tục visa.
- Giao tiếp: tin nhắn trò chuyện, bao gồm cả bản dịch tự động, bình luận về nhiệm vụ, lịch phỏng vấn.
Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR để thực hiện hợp đồng sử dụng, Điều 6 khoản 1 điểm c GDPR đối với các giấy tờ chứng minh mà pháp luật yêu cầu, và Điều 6 khoản 1 điểm a GDPR đối với các sự đồng ý được thu thập riêng trong bước thiết lập ban đầu (onboarding), chẳng hạn cho việc công khai video giới thiệu và cho việc dịch tự động tin nhắn.
Thông tin liên hệ đầy đủ của học viên chỉ hiển thị với doanh nghiệp khi một hồ sơ thủ tục đã được mở sau khi có lời chấp nhận. Giới hạn này được thực thi trong cơ sở dữ liệu bằng các quy tắc truy cập.
Bên nhận dữ liệu và bên xử lý dữ liệu
Chúng tôi sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ sau đây, là những bên xử lý dữ liệu theo ủy quyền của chúng tôi. Với tất cả các bên này đều có hợp đồng xử lý dữ liệu theo ủy quyền theo Điều 28 GDPR. Ngoài những bên được nêu tại đây và trong mục tiếp theo, không có bên nhận nào khác nhận được dữ liệu của bạn; đặc biệt, chúng tôi không sử dụng dịch vụ phân tích hoặc quảng cáo nào.
Vercel
Nhà cung cấp là Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA. Vercel cung cấp trang web và ứng dụng web, đồng thời phân phối chúng qua một mạng lưới máy chủ toàn cầu; các chức năng phía máy chủ chạy tại khu vực Frankfurt am Main. Trong quá trình này, dữ liệu truy cập nêu trên được xử lý. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR; lợi ích hợp pháp nằm ở việc cung cấp dịch vụ nhanh chóng và an toàn. Đối với việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ, Vercel được chứng nhận theo Khung bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu EU - Hoa Kỳ (EU-U.S. Data Privacy Framework); ngoài ra, các điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu cũng được áp dụng. Thông tin thêm: vercel.com/legal/privacy-policy.
Supabase
Nhà cung cấp là Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513. Supabase vận hành cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ tệp, hệ thống đăng nhập và các tiến trình nền của nền tảng; toàn bộ dữ liệu tài khoản, hồ sơ cá nhân và dữ liệu thủ tục đều được lưu tại đó. Dữ liệu được lưu trữ tại khu vực EU Frankfurt am Main. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR. Trong chừng mực Supabase có thể truy cập dữ liệu từ các quốc gia thứ ba cho mục đích bảo trì và hỗ trợ, các điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu được áp dụng. Thông tin thêm: supabase.com/privacy.
Resend
Nhà cung cấp là Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Chúng tôi gửi email qua Resend: mã đăng nhập, thông báo, nhắc nhở thời hạn và chuyển tiếp các yêu cầu từ biểu mẫu liên hệ. Dữ liệu được xử lý gồm địa chỉ email, tên và nội dung tin nhắn. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR. Việc xử lý diễn ra tại Hoa Kỳ; Resend được chứng nhận theo EU-U.S. Data Privacy Framework, ngoài ra các điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu cũng được áp dụng. Thông tin thêm: resend.com/legal/privacy-policy.
DeepL
Nhà cung cấp là DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln, Deutschland. DeepL dịch tự động tin nhắn trò chuyện, tin tuyển dụng và nội dung nêu lý do giữa tiếng Đức, tiếng Việt và tiếng Anh. Chỉ văn bản cần dịch được truyền đi, không kèm tên hoặc thông tin liên hệ của những người liên quan; DeepL không sử dụng văn bản này để huấn luyện các mô hình của mình. Cơ sở pháp lý là sự đồng ý của bạn theo Điều 6 khoản 1 điểm a GDPR, mà chúng tôi thu thập riêng trong bước thiết lập ban đầu. Việc xử lý diễn ra trong EU. Thông tin thêm: deepl.com/de/privacy.
Expo
Nhà cung cấp là 650 Industries, Inc., 624 University Avenue, Palo Alto, CA 94301, USA. Thông qua dịch vụ thông báo đẩy của Expo, chúng tôi gửi thông báo đến ứng dụng di động, chẳng hạn về tin nhắn mới, thời hạn và gợi ý vị trí tuyển dụng. Dữ liệu được xử lý gồm mã định danh thiết bị dùng cho thông báo (push token) và nội dung thông báo. Expo chuyển tiếp thông báo đến dịch vụ gửi thông báo của hệ điều hành: trên iPhone là Apple Push Notification Service của Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA, trên thiết bị Android là Firebase Cloud Messaging của Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Cơ sở pháp lý là sự đồng ý của bạn theo Điều 6 khoản 1 điểm a GDPR, mà bạn đưa ra trong ứng dụng và có thể rút lại bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của thiết bị. Đối với việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ, Expo được chứng nhận theo EU-U.S. Data Privacy Framework. Thông tin thêm: expo.dev/privacy.
Mapbox
Nhà cung cấp là Mapbox, Inc., 1133 15th Street NW, Suite 825, Washington, DC 20005, USA. Mapbox cung cấp chức năng hiển thị bản đồ, giúp học viên xem các vị trí đào tạo trên bản đồ trong ứng dụng. Khi tải bản đồ, địa chỉ IP, thông tin về ứng dụng và thiết bị cũng như khu vực bản đồ đang hiển thị được truyền đến Mapbox; ứng dụng không truy vấn vị trí thiết bị của bạn. Mapbox xóa địa chỉ IP sau 30 ngày. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR; lợi ích hợp pháp nằm ở việc trình bày các tin đăng một cách dễ theo dõi. Đối với việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ, Mapbox được chứng nhận theo EU-U.S. Data Privacy Framework, ngoài ra các điều khoản hợp đồng mẫu của Ủy ban châu Âu cũng được áp dụng. Thông tin thêm: mapbox.com/legal/privacy.
Chuyển dữ liệu đến cơ quan nhà nước và các bên tham gia thủ tục
Thủ tục visa theo §16a AufenthG (quy định của Luật Cư trú Đức về cư trú để đào tạo nghề) không thể thực hiện nếu không chuyển giao giấy tờ. Tùy theo giai đoạn của thủ tục, dữ liệu được chuyển đến các cơ quan sau: cơ quan có thẩm quyền về đào tạo nghề, chẳng hạn Phòng Công nghiệp và Thương mại (Industrie- und Handelskammer, IHK), Phòng Thủ công (Handwerkskammer) hoặc Phòng Nông nghiệp (Landwirtschaftskammer); Trung tâm Giới thiệu việc làm quốc tế và chuyên ngành (Zentrale Auslands- und Fachvermittlung, ZAV) thuộc Cơ quan Lao động Liên bang (Bundesagentur für Arbeit); trường dạy nghề (Berufsschule) hoặc trường điều dưỡng (Pflegeschule); Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Đức tại Thành phố Hồ Chí Minh, bao gồm cả nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền tại đó; Sở Ngoại kiều (Ausländerbehörde) có thẩm quyền; cũng như quỹ bảo hiểm y tế theo luật định (gesetzliche Krankenkasse).
Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm b và điểm c GDPR. Mỗi lần chuyển dữ liệu chỉ được thực hiện trong phạm vi mà cơ quan nhận cần cho đơn cụ thể.
Chuyển dữ liệu sang Việt Nam
Học viên và các trường tiếng Đức đối tác ở tại Việt Nam. Đối với Việt Nam, chưa có quyết định về mức độ bảo vệ đầy đủ (Angemessenheitsbeschluss) của Ủy ban châu Âu theo Điều 45 GDPR.
Trong chừng mực dữ liệu được chuyển đến đó, chúng tôi dựa việc chuyển dữ liệu trên các biện pháp bảo đảm thích hợp theo Điều 46 GDPR, đặc biệt là các điều khoản hợp đồng mẫu, hoặc trên Điều 49 khoản 1 điểm b GDPR nếu việc chuyển dữ liệu là cần thiết để thực hiện hợp đồng với chủ thể dữ liệu.
Thời hạn lưu trữ và xóa dữ liệu
Chúng tôi chỉ lưu trữ dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết cho mục đích tương ứng hoặc trong thời gian mà các thời hạn lưu giữ theo luật định yêu cầu.
- Người dùng có thể tự xóa tài khoản bất cứ lúc nào. Việc xóa có hiệu lực ngay lập tức; dữ liệu được loại bỏ vĩnh viễn sau ba mươi ngày.
- Hồ sơ thủ tục được lưu trữ trong suốt thời gian thủ tục đang diễn ra và sau đó trong thời gian còn tồn tại nghĩa vụ lưu giữ theo luật thương mại và luật thuế.
- Các yêu cầu gửi qua biểu mẫu liên hệ được tự động xóa sau sáu tháng kể từ khi nhận được.
- Mã kiểm tra dùng để giới hạn yêu cầu liên hệ được xóa sau tối đa 24 giờ.
- Tệp nhật ký máy chủ được xóa sau một thời gian ngắn.
Quyền của bạn
Đối với bên kiểm soát dữ liệu, bạn có các quyền sau:
- Quyền được biết thông tin về dữ liệu đang được xử lý (Điều 15 GDPR)
- Quyền chỉnh sửa dữ liệu không chính xác (Điều 16 GDPR)
- Quyền xóa dữ liệu (Điều 17 GDPR)
- Quyền hạn chế xử lý (Điều 18 GDPR)
- Quyền di chuyển dữ liệu (Điều 20 GDPR)
- Quyền phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích hợp pháp (Điều 21 GDPR)
- Quyền rút lại sự đồng ý đã đưa ra, với hiệu lực cho tương lai (Điều 7 khoản 3 GDPR)
Quyền khiếu nại với cơ quan giám sát
Không ảnh hưởng đến các biện pháp khắc phục pháp lý khác, bạn có quyền khiếu nại với một cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu, đặc biệt là tại quốc gia thành viên nơi bạn cư trú, nơi bạn làm việc hoặc nơi xảy ra hành vi bị cho là vi phạm.
Cơ quan có thẩm quyền đối với trụ sở của pivot recruiting GmbH tại Babenhausen là Ủy viên bang Hessen về Bảo vệ dữ liệu và Tự do thông tin (Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) tại Wiesbaden.
Thay đổi chính sách này
Chúng tôi điều chỉnh chính sách quyền riêng tư này khi hoạt động xử lý dữ liệu hoặc tình hình pháp lý thay đổi. Phiên bản có giá trị là phiên bản được công bố trên trang này tại từng thời điểm, với ngày cập nhật được nêu ở trên.